Tipy

12 jednoduchých, ale efektívnych techník pre urýchlenú prácu v Exceli

Pin
Send
Share
Send
Send


Často sa musia vysporiadať s MS Excel? Potom nenechajte si ujsť časť tipov na optimalizáciu práce v tomto programe.

Rýchlo pridajte nové údaje do grafu

Ak sa pre váš už vytvorený diagram objavili nové údaje na hárku, ktorý je potrebné pridať, potom môžete jednoducho vybrať rozsah s novými informáciami, skopírovať ho (Ctrl + C) a potom ho prilepiť priamo do diagramu (Ctrl + V).

Okamžitá výplň (výplň vo formáte Flash)

Táto funkcia sa objavila len v najnovšej verzii programu Excel 2013, ale stojí za to ju aktualizovať na novú verziu. Predpokladajme, že máte zoznam plných mien (Ivan Ivan Ivanovič), ktorý musíte zmeniť na skratky (Ivanov I.). Ak chcete vykonať takúto konverziu, stačí, keď začnete písať požadovaný text manuálne do susedného stĺpca. Na druhom alebo treťom riadku sa Excel pokúsi predpovedať naše akcie a vykonať ďalšie spracovanie automaticky. Potvrdíte len stlačením klávesu Enter a všetky názvy sa okamžite skonvertujú.

Podobne môžete extrahovať mená z e-mailov, prilepiť názov fragmentov atď.

Kopírovať bez porušenia formátov

S najväčšou pravdepodobnosťou viete o „magickom“ autocomplete markeri - tenkom čiernom kríži v pravom dolnom rohu bunky, ťahaním, ktoré môžete kopírovať obsah bunky alebo vzorca do niekoľkých buniek naraz. Je tu však jedna nepríjemná nuancia: takéto kopírovanie často porušuje dizajn tabuľky, pretože sa nielen kopíruje vzorec, ale aj formát bunky. Tomu sa dá vyhnúť, ak okamžite po vytiahnutí čiernym krížikom kliknete na inteligentnú značku - špeciálnu ikonu, ktorá sa zobrazí v pravom dolnom rohu kopírovanej oblasti.

Ak vyberiete možnosť "Kopírovať iba hodnoty" (Vyplniť bez formátovania), program Microsoft Excel skopíruje vzorec bez formátu a nebude pokaziť dizajn.

Zobrazenie údajov z tabuľky programu Excel na mape

Posledná verzia programu Excel 2013 má schopnosť rýchlo zobraziť geodáta na interaktívnej mape, napríklad predaj podľa mesta atď. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu „App Store“ na karte Vložiť a odtiaľ nainštalujte plugin Bing. mapy. Môžete to urobiť prostredníctvom priameho odkazu z lokality kliknutím na tlačidlo Pridať. Po pridaní modulu ho môžete vybrať v rozbaľovacom zozname "Moje aplikácie" na karte "Vložiť" (Vložiť) a umiestniť ho na pracovný hárok. Zostáva vybrať vaše dátové bunky a kliknúť na tlačidlo Zobraziť umiestnenia v module mapy, aby ste videli naše údaje.

V prípade potreby môžete v nastaveniach pluginu vybrať typ grafu a farby, ktoré sa majú zobraziť.

Rýchly prechod na požadovaný hárok

Ak vo vašej knihe počet pracovných listov prekročil 10, potom je ťažké v nich navigovať. V ľavom dolnom rohu obrazovky kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné tlačidlá posúvania listov.

Objaví sa obsah a môžete okamžite prejsť na ľubovoľný list.

Môžete tiež vytvoriť na samostatnom hárku obsah s hypertextovými odkazmi. Je to trochu zložitejšie, ale často pohodlnejšie.

Prevod riadkov na stĺpce a späť

Ak ste niekedy museli manuálne presunúť bunky z riadkov do stĺpcov, potom oceníte nasledujúci trik:

  1. Zvýraznite rozsah.
  2. Skopírujte ho (Ctrl + C) alebo stlačením pravého tlačidla myši zvoľte "Copy" (Kopírovať).
  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, do ktorej chcete vložiť údaje, a vyberte jednu zo špeciálnych možností vkladania v kontextovej ponuke - ikonu „Transponovať“.

V starších verziách programu Excel neexistuje žiadna takáto ikona, ale problém môžete vyriešiť pomocou špeciálnej vložky (Ctrl + Alt + V) a výberom možnosti Transponovať (Transponovať).

Rozbaľovací zoznam v bunke

Ak sa má zadať striktne definované hodnoty z povolenej množiny (napríklad len „áno“ a „nie“ alebo len zo zoznamu oddelení spoločnosti, atď.), Potom sa dá jednoducho organizovať pomocou rozbaľovacieho zoznamu:

  1. Vyberte bunku (alebo rozsah buniek), v ktorej by malo byť takéto obmedzenie.
  2. Kliknite na tlačidlo Overenie údajov na karte Údaje (Overenie).
  3. V rozbaľovacom zozname "Povoliť" vyberte možnosť "Zoznam".
  4. V poli "Zdroj" zadajte rozsah, ktorý obsahuje referenčné varianty prvkov, ktoré následne pri písaní vypadnú.

Pokročilé triky z rovnakej série: rozbaľovací zoznam s vyplnením, súvisiace rozbaľovacie zoznamy, rozbaľovací zoznam s fotografiou atď.

Inteligentný stôl

Ak vyberiete rozsah s údajmi a na karte Domov kliknite na tlačidlo "Formátovať tabuľku" (Domov - Formát ako tabuľka), potom sa náš zoznam zmení na "inteligentnú" tabuľku, ktorá (okrem efektného pruhovaného sfarbenia) pozná veľa užitočných vecí:

  • Automaticky roztiahnuť pri pridávaní nových riadkov alebo stĺpcov.
  • Zadané vzorce sa automaticky skopírujú do celého stĺpca.
  • Uzáver tejto tabuľky sa pri rolovaní automaticky opraví a obsahuje tlačidlá filtrov na výber a triedenie.
  • Na karte Návrh, ktorá sa zobrazí (Návrh), môžete do tabuľky pridať riadok s automatickým výpočtom.

Sparklines

Sparklines sú miniatúrne grafy nakreslené priamo v bunkách, ktoré graficky zobrazujú dynamiku našich údajov. Ak ich chcete vytvoriť, kliknite na tlačidlo "Graf" (riadok) alebo "Histogram" (stĺpce) v skupine "Sparklines" na karte "Vložiť". V okne, ktoré sa otvorí, zadajte rozsah s počiatočnými číselnými údajmi a bunkami, do ktorých chcete priniesť iskry.

Po kliknutí na tlačidlo „OK“ ich program Microsoft Excel vytvorí v určených bunkách. Na karte Design (Design) môžete ďalej upraviť ich farbu, typ, povoliť zobrazenie minimálnych a maximálnych hodnôt atď.

Obnovenie neuložených súborov

Piatok. Dobrý večer. Dlho očakávaný koniec šokového pracovného týždňa. Tešíme sa na zvyšok, zavriete prehľad, ktorý ste zaneprázdnili poslednou polovicou dňa, a v dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, "Uložiť zmeny do súboru?" Náhle z nejakého dôvodu stlačte "Nie".

Prázdny úrad oznamuje váš srdcervúci výkrik, ale je už neskoro - posledných pár hodín práce išlo na chvost psa a namiesto príjemného večera s priateľmi budete musieť obnoviť stratené.

V skutočnosti existuje veľká šanca na nápravu situácie. Ak máte Excel 2010, kliknite na "File" - "Recent" (File - Recent) a nájdite tlačidlo Recover Unsaved Workbooks v pravom dolnom rohu obrazovky. V programe Excel 2013 je cesta mierne odlišná: „Súbor“ - „Podrobnosti“ - „Správa verzií“ - „Obnoviť neuložené pracovné zošity“ (Súbor - Vlastnosti - Obnoviť neuložené pracovné zošity). Otvorí sa špeciálny priečinok z hlbín balíka Microsoft Office, kde sa do takéhoto prípadu uložia dočasné kópie všetkých kníh vytvorených alebo upravených, ale neuložených.

Porovnanie dvoch rozdielov pre rozdiely a zhody

Veľmi často, pri práci v Exceli, je potrebné porovnať dva zoznamy a rýchlo nájsť položky, ktoré sú v nich rovnaké alebo odlišné. Najrýchlejší a najzreteľnejší spôsob, ako to urobiť:

  1. Vyberte oba porovnávané stĺpce (zatiaľ čo držíte kláves Ctrl).
  2. Vyberte na karte Domov - Podmienené formátovanie - Pravidlá prideľovania buniek - Duplicitné hodnoty (Home - Conditional formatting - Highlight Cell Rules - Duplicate Values).
  3. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Jedinečný.

Bonus: iné spôsoby, ako porovnať dva rozsahy a nájsť rozdiely / zhody.

Výber (úprava) výsledkov výpočtu pre požadované hodnoty

Už ste niekedy vyzdvihli vstupné hodnoty vo vašom výpočte Excelu, aby ste získali výstup, ktorý potrebujete? V takých chvíľach sa cítite ako tvrdohlavý strelec, nie? Len pár desiatok iterácií "undershoot - flight", a tu to je, dlho očakávaný "hit"!

Aplikácia Microsoft Excel bude schopná vykonať takéto prispôsobenie pre vás a rýchlejšie a presnejšie. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Vložiť" na tlačidlo "What-if analýza" a vyberte príkaz "Výber parametrov" (Insert - What If Analysis - Goe Seek). V okne, ktoré sa objaví, zadajte bunku, v ktorej chcete vybrať požadovanú hodnotu, požadovaný výsledok a vstupnú bunku, ktorá sa má zmeniť. Po kliknutí na tlačidlo "OK", Excel vykoná až 100 "snímok", aby sa vybrala celková požadovaná s presnosťou 0,001.

Ak tento podrobný prehľad nepokrýva všetky užitočné MS Excel žetóny, o ktorých viete, zdieľajte ich v komentároch!

Pin
Send
Share
Send
Send